Conséquence de l’évolution des usages et de l’émergence de nouvelles technologies (réseau, mobile, cloud, etc.), la digital workplace, héritière de nos bons vieux intranets, se fait une place au soleil, au gré de la transformation numérique des organisations. Elle promet un nouvel environnement de travail centré sur l’utilisateur et porte en elle beaucoup d’espoirs en termes de productivité, de collaboration et de bien-être au travail.
Comment définir la digital workplace ? Si la définition varie d’un spécialiste à l’autre, pour Ahmed Abdelghani, responsable du pôle d’expertise digital workplace d’Umanis, cela correspond à « l’environnement numérique d’un collaborateur au sein de l’entreprise, avec plusieurs outils dedans ». La digital workplace désigne tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement (Pixabay/rawpixel). Perçue comme une évolution naturelle du poste de travail, la digital workplace comprend, en effet, l’ensemble des technologies (actuelles et à venir) nécessaires pour que les collaborateurs puissent travailler efficacement. Ce qui passe par la disponibilité d’une brique documentaire, d’une messagerie instantanée, la possibilité de créer des groupes de travail, un moteur de recherche, un annuaire, un réseau social interne, des outils collaboratifs et, bien entendu, des applications métier (bureautique, comptabilité-gestion, CRM, etc.). La digital workplace désigne ainsi tous les outils permettant de mieux collaborer, d’échanger de l’information de manière fluide et d’éviter les goulots d’étranglement.
Une solution tout-en-un
Si la grande majorité des organisations utilise déjà certains de ces outils, par souci de cohérence, d’homogénéité et d’adhésion des collaborateurs, il est préférable d’opter pour une solution globale capable de tout agréger. Soit, un véritable poste de travail tout-en-un avec un accès unique et différentes briques technologiques disponibles. C’est aussi par là que passe la transformation digitale des organisations, à l’heure du cloud, des connexions distantes et de la mobilité. « Il faut évoluer vers plus de facilité dans le travail », souligne Ahmed Abdelghani. Les solutions de digital workplace doivent s’inscrire pleinement dans cette transformation et permettre de travailler plus efficacement, à tout moment et en tout lieu, y compris en mobilité. « Mobile first, cloud first », claironne d’ailleurs Microsoft depuis plus de trois ans. « Les entreprises ont compris que si elles continuaient à travailler avec des méthodes archaïques (en utilisant uniquement le mail et un serveur pour le stockage, par exemple), elles risquaient de se laisser distancer », ajoute le digital workplace practice manager d’Umanis.
La conduite du changement
Cette transformation des méthodes de travail passe d’abord par la conviction du management, puis par la formation et l’évangélisation. « Il est important de casser les silos entre directions et équipes, précise le consultant. L’organisation de l’entreprise ne doit pas être trop pyramidale. Pour évoluer, elle a besoin de plus de transversalité et de casser les barrières physiques et organisationnelles ». Faire de la rétention de documents, c’est fini. On est dans la conduite du changement.
La digital workplace pour quoi faire ?
Reste que les solutions disponibles aujourd’hui sur le marché sont tellement riches, que l’utilisateur en a presque trop pour son argent. « La principale préoccupation n’est pas d’installer l’outil, mais qu’il soit utilisé », indique Ahmed Abdelghani. Pour cela, il est impératif de travailler sur les usages, d’identifier ce qui fonctionne moins bien et de changer les méthodes de travail. L’adoption doit se faire progressivement. La digital workplace permet à tous les collaborateurs de parler le même langage et toutes les organisations viennent y chercher la même chose : une plus grande ouverture et du collaboratif. Citrix, Facebook Workplace, Google, IBM, Jalios, Office 365, Slack, Trello, WiMi ou encore Wrike, toutes ces solutions font partie de la digital workplace. Mais inutile de confronter et de comparer ces différents outils : s’ils sont bien en concurrence sur certaines briques fonctionnelles, ils ne le sont absolument pas sur d’autres.
User experience
En revanche, la multiplication des outils de ce type peut avoir pour conséquence directe une mauvaise « expérience utilisateur ». Ce qui va à l’encontre de la digital workplace. « Le problème, c’est qu’il est impossible de tout faire avec un seul outil », concède le spécialiste d’Umanis. Sans compter qu’à force d’ajouter des fonctions, les plateformes de digital workplace sont de plus en plus compliquées à utiliser. Le choix d’une solution doit donc se faire en fonction des besoins et de l’usage à adresser.
Attachement et fidélisation
Les avantages à mettre en œuvre la digital workplace sont pourtant multiples. Cela permet notamment d’attirer et de retenir les talents. En effet, selon une étude Deloitte, les stratégies de digital workplace contribuent clairement à fidéliser les collaborateurs. Leur niveau de satisfaction serait même corrélé à la part de travail effectuée en mode collaboratif. 64 % des collaborateurs seraient même prêts à opter pour un travail moins bien payé, s’ils pouvaient faire du télétravail…
La technologie au cœur des stratégies de digital workplace
La mise en place de solutions bureautiques dans le cloud peut aussi permettre de diminuer les coûts en réduisant de manière ciblée le nombre de licences sur les postes. Il est aussi question de hausse de la productivité. En effet, la collaboration sociale au sein de l’entreprise est un facteur d’enrichissement et d’accélération des processus standards de l’entreprise. Réduction du temps de traitement, meilleure efficacité, meilleur partage des connaissances, meilleure implication des équipes, la digital workplace n’a finalement que du bon. Et ce, même si la technologie n’est pas le point central de cette stratégie, mais un simple « facilitateur ».
La culture d’entreprise, principal obstacle au déploiement de la digital workplace ?
Malgré ces bienfaits, le « Digital workplace report : transforming your business » publié par Dimension Data révèle que 60 % des entreprises européennes n’ont toujours pas défini de stratégie claire sur le déploiement des nouvelles technologies sur le lieu de travail et la création d’une digital workplace. « Bien souvent, la technologie et la culture d’entreprise inhibent l’évolution des habitudes de travail au lieu de les encourager », note d’ailleurs Krista Brown, vice-présidente en charge de l’informatique des utilisateurs finaux chez Dimension Data. Les participants à l’étude indiquent que la principale barrière à une adoption réussie de nouvelles habitudes de travail réside dans les technologies d’information et de communication mises en place, ainsi que dans des problématiques d’ordre organisationnel. « La complexité de l’infrastructure informatique existante peut, en effet, constituer une entrave majeure à la mise en œuvre de nouveaux outils de collaboration et de productivité, qui sont pourtant essentiels à la flexibilité du travail, ajoute Krista Brown. Les transformations sont réussies lorsque le service informatique travaille main dans la main avec les différents chefs de service ».
La digital workplace ne se résume donc pas à une simple réorganisation du travail. Il s’agit d’un véritable projet d’entreprise. D’abord parce que le bureau physique évolue, que les espaces de travail deviennent plus ouverts et que les usages se modifient en profondeur. Ensuite, parce que la digital workplace a tendance à gommer la frontière entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Il convient dès lors de fixer des règles.
Digital workplace ou réseau social d’entreprise (RSE) ? A regarder ce que le marché propose aux utilisateurs, les deux concepts semblent être de plus en plus souvent confrontés l’un à l’autre. Mais de là à être interchangeables… Décryptage de la situation.
1. Rappelons ce qu’est une digital workplace
La digital workplace ou « place de travail digitale » peut être considérée comme l’évolution naturelle des environnements de travail en entreprise. Aujourd’hui, avec le développement des environnements connectés, la mobilité et l’évolution des standards d’intégration des technologies, le lieu de travail n’est plus limité aux bureaux physiques, en particulier pour les knowledge workers. Le digital, poussant les frontières classiques de l’entreprise, permet désormais de nouveaux modes de travail et d’innombrables possibilités de collaboration et de productivité.
Ce concept intègre toutes les technologies – mais pas uniquement – utilisées par les collaborateurs dans leurs tâches. Il s’agirait plus d’une combinaison d’outils, de modèles d’organisation, de méthodes et de nouveaux modes de travail harmonisés et pertinents, centrés sur l’expérience utilisateur, au service de la création de valeur, le tout dans une logique collaborative.
Ce terme qui est né il y a déjà six ou sept ans est pourtant considéré comme émergent. Ceci, bien que la digital workplace soit déjà au cœur de la stratégie de plusieurs démarches de modernisation des modes organisationnels des entreprises (transformation numérique).
En effet, l’accélération de plusieurs changements, ces dernières années, poussent les entreprises à évoluer dans ce sens :
- l’abondance de l’information et des données (infobésité) fait qu’il est de plus en plus difficile d’identifier et d’accéder à l’information pertinente au bon moment ;
- la multiplicité des technologies, des outils et des interfaces augmente les ruptures et l’hétérogénéité dans le contexte de travail, pénalisant ainsi la productivité des collaborateurs ;
- le besoin de plus d’agilité et de plus de réactivité pour pouvoir distancer la concurrence et les nouveaux acteurs ;
- la mobilité de plus en plus mature et de plus en plus exigée dans les environnements de travail ;
- l’évolution démographique et le besoin incessant de partager les connaissances entre les générations de travailleurs.
La digital workplace est, dans ce contexte, un axe de réponse incontournable et stratégique. Elle se compose de plusieurs briques intégrées afin d’offrir au collaborateur l’information dont il a besoin en fonction de sa tâche. Messagerie, chats rooms, espaces de travail collaboratifs, outils de conferencing, vidéo, moteur de recherche, annuaire de l’entreprise, gestion électronique des documents, dépôts de documents, réseau social, applications métier, flux d’échanges et interfaces mobiles sont autant de composantes d’une digital workplace.
2. Habillage marketing ou évolution profonde ?
La confusion entre RSE et digital workplace est quelque part alimentée par les discours marketing des éditeurs (ou du moins de la majorité d’entre eux) qui promettent des centaines de fonctionnalités de collaboration. Sans doute plusieurs produits logiciels évoluent, se diversifient et se généralisent dans la volonté de proposer le maximum de cas d’usages possibles. Mais à ce jour, aucune solution du marché, quelle que soit son origine et son historique (Ged, RSE, portail, search, etc.) ne peut prétendre couvrir tous les besoins d’une digital workplace. La montée en puissance des marketplaces, apps, plugins et connecteurs est la preuve que cette dernière ne peut être que modulaire.
Le réseau social d’entreprise, brique logicielle essentielle de la digital workplace, apporte les fonctionnalités sociales et conversationnelles dont cette dernière a besoin pour :
- fluidifier les échanges et interactions entre collaborateurs ;
- véhiculer les données entre les applications (par exemple, via des murs d’activités intégrant des informations métier).
La mise en place du RSE nécessite d’identifier un « vrai » problème dans l’entreprise auquel il va pouvoir répondre. Par exemple : si l’objectif est de désengorger les boîtes mails des collaborateurs, on va s’attacher à mesurer combien de mails sont « économisés » via des interactions sur le RSE. Information, cohésion, médiation et participation sont les quatre piliers d’un réseau social d’entreprise. Il a également pour but de maximiser les opportunités de mise en relation, de mobiliser les bonnes personnes face à une situation donnée, d’optimiser les échanges, de régler les problèmes rapidement.
L’intégration du RSE aux autres briques essentielles de l’information, aux applications métier, ainsi que sa contribution dans la socialisation et l’optimisation des processus du travail est une étape clé de digitalisation de l’environnement de travail.
Peut-être que le mot « digital » marche bien ! Mais il s’agit d’un véritable changement de fond de l’environnement de travail, qui englobe le RSE et bien d’autres solutions de « production ».
Mais attention ! Beaucoup d’entreprises peuvent tomber dans le piège du déploiement aveugle sans se poser la question sur la vraie valeur ajoutée de la digital workplace (et en particulier du RSE).
Ces dispositifs prennent tout leur sens à partir du moment où ils s’inscrivent dans une démarche de création de valeur pour l’entreprise. Les plus efficaces de ces démarches sont celles qui mettent au cœur le collaborateur et sa productivité au quotidien dans ses processus métier.
3. Mise en oeuvre
Dans une logique de dématérialisation des processus métier, de mise en commun des moyens de création de valeur entre des équipes dispersées, et de sensibilisation à la collaboration, la cocréation et l’innovation collective, il serait judicieux de considérer un dispositif global menant aux objectifs fixés par l’entreprise. Il serait réducteur de considérer qu’une brique est plus avantageuse qu’une autre dans la digital workplace… Cela dépendra de la réalité de l’organisation, ses besoins, ses objectifs et les moyens à mettre à disposition des collaborateurs.
Au-delà de la simple question sur la technologie des solutions choisie, plusieurs études sur les impacts d’un dispositif de transformation digitale mettent en avant des avantages aux niveaux : attraction des talents, productivité, satisfaction et fidélisation des salariés.
La véritable limite est celle de toute technologie… Le dispositif ne se suffit pas à lui-même. Le besoin d’une conduite de changement est crucial dans les projets de transformation digitale, quel que soit son périmètre (se limitant au RSE ou allant au-delà vers une digital workplace). Il est essentiel de préparer ces projets de manière globale et selon différents axes tels que :
- alignement stratégique ;
- rôles et responsabilités et engagement des parties prenantes ;
- gouvernance de l’information ;
- gouvernance des usages ;
- pilotage et mesure de la maturité ;
- anticipation des risques et des résistances…
4. Perspectives
Plusieurs entreprises conscientes des enjeux ont franchi le pas et entamé les premières étapes de la transformation qui est en marche, en commençant par la restructuration ou intégration de leurs environnements intranets. D’autres, plus avancées, travaillent sur l’harmonisation des interfaces et des flux entre les diverses briques technologiques.
Quant aux pionnières, elles continuent de tester de nouveaux usages et de nouveaux concepts. Ceci étant dit, il s’agit d’un domaine en plein développement, où plusieurs chantiers de maturation technologiques des digital workplaces ont lieu aujourd’hui : intégration, uniformisation ou simplification des interfaces, mobilité et persistance des discussions.
Source : archimag.com
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