Pour être plus productif… faîtes-en moins !

Vous croyez être plus efficace en répondant à un mail lors d’une réunion tout en pensant à votre rendez-vous qui suit ? Effectuer plusieurs tâches en même temps, ou  passer de l’une à l’autre sans les avoir terminées, vous fait au contraire perdre jusqu’à 40% de productivité.

Andrew Filev, CEO de Wrike, plateforme en ligne de gestion de projets et de travail collaboratif, apporte un éclairage qui remet en cause les idées reçues sur le « multi-tâche », le fait de faire plusieurs choses à la fois.

En effet, la tentation du multi-tâche est devenue omniprésente au bureau. Nous recevons sans cesse des sollicitations, des emails, des messages instantanés, des notifications de nos médias sociaux… les tentations sont partout pour inviter votre esprit à vagabonder.

Le problème est que, lorsque nous forçons notre cerveau à changer de vitesse de façon répétée, nous travaillons plus, pour un résultat de moins bonne qualité, et nous épuisons nos réserves psychiques.

Trois types de comportements multi-tâches

D’après une récente recherche sur le sujet menée par l’Association Américaine de Psychologie, il existe trois types de comportements multi-tâches.

1 -Effectuer deux tâches en même temps. Ceci s’applique au fait de téléphoner en conduisant, ou de répondre à un email tout en assistant à une réunion.

2 -Passer d’une tâche à une autre sans avoir terminé la première. Nous nous sommes tous déjà trouvés dans cette situation où, en plein milieu d’un travail, une nouvelle tâche urgente mobilise notre attention et nous fait abandonner notre action en cours. Il s’agit d’un des types les plus frustrants de multi-tâche, et souvent le plus difficile à éviter.

3 -Effectuer deux tâches ou plus en succession rapide. Cela peut ne pas ressembler à du multi-tâche, mais cela en fait tout de même partie, car pour travailler efficacement, notre cerveau a besoin de temps pour « changer de vitesse ».

Andrew Filev habite à San Francisco, où il est CEO et fondateur de Wrike, plateforme en ligne de gestion de projets et de travail collaboratif. Il écrit et intervient dans des conférences au sujet des startups, de l’entrepreneuriat et de l’organisation au travail.

Aucun de ces types de comportement multi-tâche n’est pire que les autres. Tous réduisent notre efficacité et entraînent à la longue une fatigue psychique, et donc méritent notre attention.

Le mythe du multi-tâche efficace

On estime que seule 2% de la population est capable de réaliser efficacement plusieurs tâches en même temps. Le problème est que nous pensons tous plus ou moins faire partie de ces 2%, et utilisons cette compétence perçue pour nous adonner sans retenue au multi-tâche. En fait, une enquête menée aux États-Unis en 2001 montre que les personnes les plus accros au multi-tâche sont celles qui sont les moins efficaces dans cet exercice.

Pourquoi se cantonner au mono-tâche ? Passer d’un tâche à une autre nous paraît prendre très peu de temps à l’instant T, mais ces minuscules pertes de temps s’accumulent rapidement. D’après l’Association Américaine de Psychologie, ces pertes de temps, même très faibles (parfois de l’ordre de quelques dixièmes de secondes par permutation) peuvent s’accumuler pour totaliser de longues minutes lorsque des personnes changent de tâche de façon répétée. De plus, ces recherches montrent que recourir au mode multi-tâche peut être la cause d’erreurs, et les blocages psychiques causés par les passages d’une tâche à une autre peuvent entraîner une réduction allant jusqu’à 40% du temps de travail effectif d’une personne dans une journée, soit 16 heures par semaine !

 

Les 4 personnalités les plus courantes

Quatre types de personnalités offrent un terrain particulièrement propice au multi-tâche :

1 -Ceux qui sont toujours à la recherche d’un gain potentiel. Pour eux, effectuer plusieurs tâches en même temps signifie produire plus et gagner plus.

2 -Ceux qui sont avides de sensations. Ces personnes ont besoin d’être constamment stimulées, et apprécient la nouveauté et l’excitation que représentent le passage fréquent à de nouvelles tâches.

3 -Ceux qui sont persuadés de faire partie des 2%. Ceux qui pensent être doués pour le multitâche sont plus enclins à adopter régulièrement ce comportement. Hélas, comme on l’a vu plus haut, la perception que nous avons de nos capacités réelles est souvent inexacte.

4 -Ceux qui sont distraits par nature. Les personnes distraites ou qui ont du mal à rester insensibles à des stimuli provenant de l’extérieur auront plus de difficultés à combattre leurs comportements multitâche.

Si vous rentrez dans ces quatre catégories, vous pouvez toujours améliorer la façon dont vous gérez vos comportements, et même récupérer 20% du temps gaspillé.

Gérer vos comportements multi-tâches : par où commencer ?

« La première chose à avoir à l’esprit est que vous ne pourrez pas éradiquer totalement vos comportements multitâche, du moins pas tout de suite », conseille Andrew Filev.

Il faut donc commencer par se définir un cadre horaire au cours duquel on sera concentré sur une seule mission. En toute logique, il faut en profiter pour se lancer sur les projets les plus complexes et se donner le temps d’en venir à bout.

Selon l’Association Américaine de Psychologie, plus les tâches sont complexes et peu familières, plus l’on perd du temps à les quitter pour aller vers une autre et inversement. En dehors de cela, il faut réserver le multitâche pour les actions les plus simples et les plus routinières de votre travail. Ceci permettra de réduire les pertes de temps lors des permutations, tout en respectant votre penchant à être à l’affût de tout.

Voici quelques pistes à mettre en oeuvre :

• Déterminez parmi vos tâches régulières les plus complexes et créez pour elles un créneau horaire, un espace libre de toute distraction. Selon l’Association Américaine de Psychologie, plus les tâches sont complexes et peu familières, plus l’on perd du temps à les quitter pour aller vers une autre et inversement. Vous économiserez donc beaucoup de temps (et d’énergie) en concentrant votre esprit exclusivement sur les tâches les plus complexes jusqu’à les avoir achevées.
• Quels-sont les créneaux horaires ou les endroits où vous êtes le plus enclin au multitâche ? Lorsque vous êtes dans ces situations, concentrez-vous sur des tâches répétitives ou familières. Ceci permettra de réduire les pertes de temps lors des permutations, tout en respectant votre attirance naturelle pour le multitâche.
• Créer un espace-temps dans lequel le multitâche est autorisé est particulièrement important si vous rentrez dans les 4 types de personnalités cités plus haut.
• Identifiez les causes profondes qui déclenchent chez vous un comportement multitâche. Souhaitez-vous secrètement être vu par vos collègues comme un bourreau de travail qui en fait toujours plus que les autres ? Chaque alarme sonore émise par votre ordinateur attire-t-elle immédiatement votre attention ? Ne jamais rater le moindre scoop sur Twitter est-il essentiel pour vous ? Quel que soit votre point sensible, l’identifier vous aidera à la mettre en sourdine durant l’exécution de vos tâches les plus complexes.

Comprendre le pourquoi et le comment de votre attirance pour le multitâche vous aidera, étape par étape, à minimiser son impact sur votre productivité. Dans ces conditions, combien de temps et de productivité allez-vous regagner ? La réponse dépend uniquement de chacun de nous.